Performance Management System – Sebagai salah satu aset berharga perusahaan, performa setiap karyawan harus dikelola dengan baik, terutama jika karyawan tersebut selalu memberikan performa terbaiknya.
Oleh karena itu, perusahaan akan menggunakan performance management system untuk menjaga kinerja karyawan.
Sayangnya, sistem tersebut menjadi momok terberat bagi karyawan. Selain karena masih menggunakan ulasan dari laporan kinerja tahunan yang menggunakan banyak kerja, juga karena manajer biasanya berfokus pada performa kerja karyawan selama beberapa bulan terakhir.
Namun kini, perusahaan bisa memanfaatkan teknologi yang lebih maju dalam menerapkan performance management system sehingga lebih mudah untuk memantau kinerja karyawan sekaligus dalam memberikan feedback untuk karyawan itu sendiri.
Artikel ini akan membahas tentang performance management system secara keseluruhan, sehingga Anda bisa menerapkannya pada perusahaan Anda.
Apa Itu Performance Management System?
Seperti yang diketahui, Performance Management System atau PMS adalah salah satu sistem pengelolaan SDM yang digunakan untuk melakukan identifikasi, pengukuran, evaluasi, perancangan perbaikan, dan apresiasi untuk karyawan berperforma baik.
Tujuan dilakukannya performance management system bagi perusahaan antara lain:
- Memahami kemampuan setiap karyawan sehingga memudahkan dalam penyerahan pekerjaan ke orang yang tepat.
- Memudahkan pemberian apresiasi atas peningkatan performa karyawan.
- Mengetahui hambatan yang dihadapi karyawan saat bekerja.
- Meningkatkan proses komunikasi dua arah antara atasan dan staf.
- Mendukung pengembangan karyawan untuk kemajuan karirnya.
Umumnya, sistem ini menggunakan KPI (Key Performance Indicator) untuk mengukur dan membandingkan performa karyawan untuk memenuhi tujuan perusahaan berdasarkan sumber data yang valid dan Performance Appraisal untuk mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan aspek kompetensi yang sudah ditetapkan.
PMS dilakukan secara sistematis dalam pengelolaan performa karyawan, mencakup pengukuran performa kinerja, pemberian feedback, pengembangan skill dan pelatihan, hingga apresiasi atas prestasi karyawan. Oleh karena itu, sistem ini akan berhubungan erat dengan seluruh komponen perusahaan, mulai dari manajer, karyawan, hingga HR (Human Relation).
Baca Juga : Beberapa Istilah Dalam Dunia StartUp
Perbedaannya Dengan Performance Appraisal
Performance Management System tentu berbeda dengan Performance Appraisal. Perbedaannya ada terdapat aspek-aspek di bawah ini:
- Fokus
Pada performance management system, hal yang difokuskan adalah perkembangan performa kerja setiap karyawan pada setiap periode, berbeda dengan performance appraisal yang hanya berfokus pada evaluasi performa karyawan di akhir periode.
- Waktu
Karena hanya berfokus pada akhir periode, performance appraisal biasanya dilakukan pertahun atau setiap beberapa bulan sekali. Sedangkan performance management system dilakukan setiap waktu.
- Tujuan
Tujuan diadakannya performance management system adalah untuk meningkatkan performa karyawan sepanjang waktunya, sedangkan performance appraisal bertujuan untuk mengevaluasi performa karyawan pada periode waktu tertentu.
- Posisi
Performance management system akan melibatkan seluruh jajaran perusahaan dan juga melibatkan karyawan saat proses pengambilan keputusan dan perencanaan.
Berbeda dengan performance appraisal yang hanya berhubungan erat dengan manajemen.
- Metode
Metode yang digunakan performance appraisal adalah evaluasi performa yang sudah ditetapkan, biasanya berbentuk rating berskala numerik atau grafik.
Sedangkan performance management system bisa menggunakan metode apa pun, seperti feedback secara berkala, pengembangan skill dan pelatihan, hingga peningkatan pengalaman kerja.
Pentingkah Performance Management System Bagi Perusahaan?
Sistem ini tentu sangat penting bagi perusahaan, mengingat ada kalanya terjadi perubahan performa kerja karyawan secara dinamis.
Dengan sistem ini, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengevaluasi performa kerja karyawan sekaligus membantu karyawan mempertahankan performanya hingga mencapai target yang sudah ditetapkan dengan mengetahui kekuatan dan kelemahan karyawannya.
Selain itu, proses performance management system akan memudahkan perusahaan dalam menentukan tujuan dan strategi yang bisa mencapai tujuan mereka.
Elemen Performance Management System
Dalam performance management system, terdapat beberapa unsur di dalamnya, antara lain:
- Perencanaan dan penetapan tujuan
Pada proses perencanaan dan penetapan tujuan, disarankan untuk menggunakan pola SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Timely) dalam mengukur performa karyawan agar tujuan yang dihasilkan realistis untuk dicapai setiap karyawan.
- Keterlibatan karyawan dan manager
Baik manager dan karyawan harus berperan aktif dalam menerapkan performance management system. Manager diharapkan untuk memantau performa karyawannya secara aktif dengan berinteraksi langsung serta menjelaskan hasil evaluasinya terhadap karyawan tersebut.
Selain itu, karyawan juga harus memperbaiki atau meningkatkan performanya setelah diberikan hasil evaluasi.
- Pengamatan dan pemberian feedback
Manager selaku atasan harus memantau dan memberikan feedback secara berkala untuk karyawannya dengan menerapkan metode monitoring tergantung pada rencana kerja atau tujuan yang ingin dicapai.
- Pengembangan dan perbaikan
Performance management akan berhasil melalui perkembangan kualitas kerja karyawan selama ia bekerja.
Caranya, perusahaan bisa memberikan sarana berupa program pelatihan atau training untuk mengembangkan skill karyawan. Dengan memberikan perkembangan skill, karyawan pun bisa lebih puas dengan pekerjaannya begitu ia merasakan pencapaian bekerjanya.
- Pemberian apresiasi
Jangan lupa untuk memberikan apresiasi untuk karyawan yang bisa menjaga performa baiknya, seperti pemberian uang bonus, tambahan jatah cuti, hingga promosi ke jabatan yang lebih tinggi.
Contoh Proses Performance Management System
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menerapkan performance management system di dalam perusahaan, yaitu:
- Employee Feedback
Cara ini bisa dilakukan dengan meminta feedback langsung kepada karyawan mengenai peningkatan performa karyawan dalam pengelolaan kinerja karyawan.
Feedback yang diberikan bisa berupa apa saja yang harus dilakukan untuk meningkatkan performa karyawan.
- Employee Recognition
Cara ini dilakukan dengan memberikan apresiasi kepada karyawan yang berperforma baik berupa rewards.
- General Appreciation
Cara ini bisa meningkatkan komunikasi dua arah antar manager dan karyawan, karena cara ini dilakukan dengan cara saling memberikan apresiasi penghargaan atas pekerjaan yang dilakukan dan berdiskusi perihal progress yang telah dilewati dalam suatu periode waktu tertentu.
- 360 Degree Feedback
Maksudnya, feedback akan diberikan oleh beberapa orang yang pernah bekerja dengan karyawan tersebut. Maka, karyawan bisa meminta penilaian dari atasannya, rekan kerja, klien, dan lain-lain. Cara ini dianggap lebih akurat karena penilaian dilakukan secara objektif.
- Performance Evaluation by Manager
Dalam hal ini, penilaian untuk manager akan diberikan oleh pimpinan di atasnya. Penilaian akan diberikan berdasarkan feedback dari anggota tim, terutama mengenai strateginya dalam menjaga hubungan komunikasi antar tim.
Penutup
Performance management system bisa Anda terapkan di perusahaan Anda untuk mengamati hasil performa setiap karyawan. Penerapan sistem ini harus dilakukan secara sistematis agar sistem ini bisa berjalan efektif.
Untuk itu, seluruh jajaran perusahaan harus terlibat langsung dalam sistem ini demi kelancaran pelaksanaan sistem tersebut. Dengan begitu, performance management system bisa secara optimal mengembangkan perusahaan, baik pada performa kerja karyawan maupun perusahaan itu sendiri.